A adoção do trabalho híbrido por parte das empresas brasileiras vem ganhando força e, tudo indica, continuará a crescer em 2023. O que é uma excelente notícia, haja vista que gera vantagens para a empresa e para os colaboradores. No entanto, como toda novidade, exige adaptação. 

O modelo híbrido é uma oportunidade para a empresa unir a produtividade do remoto e a colaboração presencial. Mesmo com a alta preferência ao home office, sabemos que não é um modelo perfeito. Durante o tempo que essa foi a única forma de trabalho, muitos funcionários se sentiram mais solitários e líderes perceberam falta de integração entre a equipe. 

No modelo presencial as pessoas se sentem mais confortáveis para o diálogo e a interação acontece de forma mais humanizada. Certas questões necessitam de maior proximidade e não podem ser substituídas por reuniões online. 

Estamos passando por mudanças na forma que nos relacionamos com o trabalho e o trabalho híbrido está sendo um reflexo disso. Com vantagens para as empresas e seus funcionários, ele une o melhor do trabalho presencial com o home office e vira uma forma de adequar as empresas à produtividade sustentável. Acima de tudo, é a definição de boas práticas e a cooperação de toda a equipe que fará esse modelo ser bem-sucedido nas empresas.

O modelo híbrido de trabalho tem como objetivo unir os dois mundos, mantendo a flexibilização do trabalho remoto com o equilíbrio necessário.

A proposta do trabalho híbrido consiste em manter dias em que o trabalhador ocupe posições de trabalho na sede da empresa e dias em que ficará trabalhando remotamente, não necessariamente em casa no home office e sim em qualquer lugar, o conhecido Anywhere Office.

O modelo híbrido oferece o melhor do trabalho remoto e do presencial, e essa flexibilidade agrada tanto aqueles que se sentem mais produtivos no escritório quanto quem gosta da comodidade do modelo remoto.

Entretanto, é importante lembrar que nem todos os funcionários podem entrar no modelo de trabalho híbrido. Para indústrias e fábricas essa forma de trabalho pode se tornar um problema, levando em conta que a maioria dos funcionários não podem trabalhar de forma remota. Sendo assim, além da opinião dos funcionários, é preciso considerar o que é o trabalho executado pela empresa e qual impacto de colocar apenas alguns funcionários no modelo híbrido.  

É necessário pensar nos impactos individuais e coletivos dessa nova forma de trabalho e colocá-los na balança. Esse é um dos pontos mais polêmicos quando pensamos na aplicação do trabalho híbrido em fábricas e indústrias. É um desafio que merece atenção dos gestores, mas pode ser superado, principalmente com a implantação do trabalho híbrido de forma que priorize o presencial e a comunicação para as outras equipes das vantagens coletivas desse modelo.  

Gestão do Espaço Físico

A gestão de espaço físico é um, entre vários desafios que surgiram com o crescimento do trabalho híbrido. Com a redução de espaço, motivada por necessidades econômicas e pelo fato dos colaboradores não estarem no escritório os cinco dias da semana, muitas empresas mudaram seu layout antigo. No lugar de ambientes ociosos, como salas de reunião usadas poucas vezes na semana, entrou em cena o compartilhamento de espaços. 

Num escritório híbrido, a necessidade de uma grande quantidade de cadeiras e secretárias desaparece. Por sua vez, este cenário dá lugar a uma mistura de espaços versáteis que apoiam as equipes em diferentes tarefas, com mesas altas onde as pessoas podem ligar os seus próprios computadores portáteis, salas de reuniões concebidas para receber clientes, e uma área lounge para reuniões informais ou encontros com a equipe. 

Além da sala para reunir a equipe ou o estacionamento, as próprias estações de trabalho passaram a ser compartilhadas entre os colaboradores. Afinal, não é inteligente manter equipamentos para uso esporádico. Mas é preciso monitoria eficiente para que esse compartilhamento ocorra de forma correta, evitando que dois colaboradores contem com uma máquina que só poderá ser usada por um deles.

Para evitar esse tipo de situação é essencial que haja uma comunicação eficiente. E um sistema apropriado para verificar a disponibilidade – na data e horários desejados; da mesma forma, a plataforma para gestão de espaço físico deve facilitar o cancelamento de reservas, mantendo as informações sempre atualizadas, em tempo real

O sistema de rotatividade ou rodízio é uma solução popular para escritórios híbridos. Com o revezamento de funcionários no presencial, é possível manter boas relações sociais e economizar com espaço de trabalho. Por isso, definir uma plataforma para comunicação instantânea é essencial para manter a interação entre os funcionários. Além disso, elas são importantes para realização de reuniões, tirar dúvidas e qualquer necessidade de comunicação entre os colaboradores. 

Outro ponto importante para o trabalho híbrido ocorrer de modo eficiente e confortável para todos é a consciência do usuário que significa ter cuidados ainda maiores, para que cada item comum esteja devidamente pronto para ser usado pela próxima pessoa que ocupará o espaço. Da mesma forma, permite aos gestores verificar o mau uso de ambientes e equipamentos, providenciando as ações necessárias. Assim como para melhorar a conscientização de cada usuário.  

Legislação

Com a pandemia da Covid-19, principalmente no seu período mais rigoroso ao longo de vários meses em 2020 e 2021, que demandou a realização de isolamento social e o trabalho em casa para muitos trabalhadores, principalmente do setor de serviços, houve um vazio normativo e muitas dúvidas sobre o regime jurídico do trabalho em home office, ou mesmo, no período de maior controle da pandemia, de trabalho híbrido, aquele realizado alguns dias da semana remotamente e outros dias na sede do empregador.

Sendo um modelo que se tornou popular recentemente, ainda havia a necessidade de legislações mais específicas sobre o tema. Assim, a Medida Provisória 1.108 altera a CLT com o objetivo de “adaptar a legislação às necessidades da nova forma de trabalho, explicitadas durante a pandemia”.

Foi para sanar essa lacuna legislativa que a MP 1.108 foi editada e ainda aguarda virar lei. Na medida em que trouxe alterações em artigos do capítulo do teletrabalho na CLT, incluiu a previsão expressa da aplicação de tais regras também ao trabalho remoto e ao trabalho híbrido (art. 75-B, caput e §1º, da CLT) – tais regimes laborais não ficam descaracterizados pela quantidade de dias trabalhados na empresa ou na casa do trabalhador. Com isso, o trabalho híbrido, adotado por muitas empresas em meio à pandemia e mesmo de modo permanente no pós-pandemia, passa a existir formalmente.

Publicada em 25 de março de 2022, a Medida Provisória nº 1.108 traz mudanças importantes para as normas de trabalho dos celetistas, já que modifica capítulos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

O primeiro ponto tratado na MP é referente ao auxílio-alimentação que, conforme a medida, deve acontecer: “exclusivamente para o pagamento de refeições em restaurantes e estabelecimentos similares ou para a aquisição de gêneros alimentícios em estabelecimentos comerciais”. 

Assim, a legislação veta o uso desse auxílio para o pagamento de outros serviços sem relação com a alimentação, como assinatura de TV ou serviços de academias.

Com a MP 1.108, o teletrabalho deixa de ter a necessidade de ser preponderante. Isso quer dizer que, para ser considerado essa categoria, o trabalhador não precisa trabalhar mais dias no home office do que no escritório. Dessa forma, a lei abrange o modelo híbrido de trabalho, já que independentemente do número de vezes que o trabalhador for presencialmente, ainda é considerado a modalidade de teletrabalho.

Esse ponto mostra como o modelo híbrido tem destaque no mercado de trabalho, visto a necessidade de regulamentação pelo Legislativo. Assim, a atualização legal busca amparar os direitos dos trabalhadores em trabalho remoto, garantindo segurança jurídica. Além disso, a Medida Provisória estabeleceu que estagiários e aprendizes também podem ter contratos no modelo de teletrabalho.

Outra questão de extrema relevância é tratada na MP. Ela estabeleceu que, quando o trabalho é feito por produção, por tarefa, não há necessidade de controle de jornada, porque a própria regra da produção já funciona como controle. Quando não há trabalho por produção ou por tarefa, aí sim o controle de jornada.

Na prática há muita flexibilização nas negociações, as empresas e os trabalhadores estão conversando na maior parte dos casos, informalmente e internamente, porque a Medida Provisória permite que essa negociação seja até individual. Em outros casos, nós temos uma negociação coletiva com sindicatos envolvidos para definir as regras do trabalho híbrido.

É essencial manter o contrato de trabalho com informações sobre o tipo de jornada. Conforme a MP 1.108:

“A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho ou trabalho remoto deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho.”

É importante informarmos que o teletrabalho e o home office não são a mesma coisa. Teletrabalho é uma modalidade de contrato de trabalho na qual o funcionário trabalha fora da empresa na maioria dos dias e não necessariamente em sua residência, ele poderá trabalhar de qualquer outro lugar. 

Já o home office, é uma forma de cumprimento da jornada de trabalho quando o colaborador passa mais tempo na empresa e alguns dias trabalha exclusivamente em casa, não necessita atualização no contrato de trabalho, por enquanto.

Para o modelo de teletrabalho as empresas precisam fazer um contrato ou aditivo.  

– Estipulação de quantos e quais dias o colaborador estará presencial na empresa; 

– Definição de como a empresa vai solicitar para o colaborador que ele trabalhe presencial em um dia que não é definido, é importante que fique claro o meio e o prazo para o aviso; 

– Informações sobre as obrigações referentes à estrutura de trabalho em casa do funcionário, se ele tem tudo o que é necessário ou se a empresa vai emprestar computador, mesa, cadeira, etc; 

– Informações de quais ajudas de custo a empresa fornecerá ao funcionário e se fornecerá; 

– Definições sobre a forma de controle de jornada; 

– Medidas de segurança do trabalho. 

Para os funcionários que ficam em Home ou regime híbrido pode ser feita apenas uma política interna definindo as regras desse modelo.

Considerando que existem diversos pontos importantes dessa política que precisam ser aplicados também aos funcionários em teletrabalho, os dois documentos podem ser complementares.

Infraestrutura

A empresa deve saber se o local de trabalho do funcionário tem infraestrutura de acordo com as necessidades do serviço ou não, essa é uma questão importante até para definir se o colaborador pode ou não estar no teletrabalho. É importante que primeiro seja feito um levantamento e informado aos colaboradores quais são os requisitos de infraestrutura, como mesa, cadeira, computador, celular, espaço silencioso etc. Após isso, deve ser solicitado ao funcionário se o ambiente dele atende a essas demandas, também é indicado que a empresa tenha algum meio de comprovar isso, com cuidado para não extrapolar os limites da privacidade.  

Benefícios

Primeiramente, a lei não define nenhuma obrigação legal da empresa em fornecer ajuda de custos ao funcionário que trabalha em regime de teletrabalho. Nessa questão também precisamos definir que o benefício é algo oferecido pelo trabalho realizado, como alimentação e transporte, já a indenização é dada pelo indispensável para realizar o trabalho, como ajuda de custos com equipamentos. Fora essas questões também pode haver a ajuda de custos por itens opcionais, como água, luz e internet.  

Ergonomia

Aqui se encontra um grande problema do home office, garantir condições de ergonomia do colaborador e evitar possíveis doenças ocupacionais. Dentro do escritório as empresas conseguem medir e cobrar questões de postura e ginástica laboral, porém quando o colaborador está em casa fica difícil fazer essas cobranças. Desta forma a empresa pode se proteger e auxiliar os funcionários de duas formas: garantir que o espaço dos funcionários está de acordo (o que se relaciona com o tópico de infraestrutura de mobiliários, iluminação, ventilação de acordo com os requisitos exigidos na NR-17, realizando checklists ou laudos ergonômicos em que tanto os colaboradores quanto a empresa sejam responsáveis por adotarem e cumprirem as boas práticas descritas na NR-17, e dar condições para que o colaborador tenha uma rotina de trabalho seguindo princípios da ergonomia e postura (passando cursos com certificação por exemplo e orientando as pausas necessárias exigidas em lei) e principalmente que a empresa propicie ergonomia física, organizacional e cognitiva a seus colaboradores.

Segurança da Informação

Outra questão extremamente delicada do trabalho híbrido e home office, é garantir que os princípios de segurança da informação estão sendo seguidos pelos colaboradores em casa e ter segurança nos acessos remotos. É necessário informar aos funcionários boas práticas de segurança, como por exemplo não utilizar e-mail ou computador pessoal para armazenar dados da empresa. Da parte da empresa é necessário definir o método de acesso mais seguro, utilizando arquivos em cloud, vpn, etc. 

Registro de Ponto

O registro de ponto dos funcionários em home office é opcional, mas pode ser muito interessante para as empresas. Não importa onde o funcionário esteja trabalhando é necessário que ele cumpra uma carga horária conforme o exigido pela lei, utilizar meios como o Ponto Soft Mobile para o registro pode ajudar a empresa nesse controle. 

Bem-estar 

Os programas de saúde mental e física são essenciais para manter a qualidade de vida e bem-estar dos seus colaboradores. Dessa forma, apostar em plataformas de terapia, ou atividades físicas online é uma excelente alternativa para esse modelo de trabalho. Além disso, no trabalho presencial, é importante garantir momentos de descontração e interação entre os colaboradores. Quando os funcionários estão mais felizes, bem descansados e menos estressados, os seus resultados são melhorados.

Impactos 

A autonomia dos processos baseia-se na autogestão, na agilidade e na capacidade de resolução de problemas por parte da equipe. A promoção de uma mentalidade híbrida dá aos empregados mais liberdade no seu trabalho. O processo para criar projetos colaborativos das metas, estratégias e avanços das ações. 

Há quem prospere num ambiente remoto e quem brilhe no escritório. Uma estrutura de trabalho híbrida atenua as desvantagens de trabalhar 100% à distância – como a solidão ou a falta de concentração -, permitindo um espaço profissional fora de casa para que as pessoas possam trabalhar em conjunto e socializar com os seus colegas de equipe.

Ter como opção o trabalho remoto permite aos profissionais de RH e recrutadores   procurarem onde quiserem tendo acesso a novos talentos em cidades e municípios diferentes da matriz. Encontrar o candidato perfeito pode ser um pouco mais fácil, uma vez derrubadas as barreiras geográficas.

As distrações são pontos que devem ser acompanhados. Os funcionários acostumados com o modelo de trabalho tradicional, podem facilmente perderem a atenção em suas atividades, já que estão em casa, onde temos filhos, esposa(o), animais de estimação e outras coisas que podem facilmente distrair. As empresas podem apoiar através do RH, que periodicamente realiza campanhas de conscientização sobre bons hábitos, gestão de tempo, organização, em vez de abandoná-los.

A competência de liderança e socioemocional são vitais para o gerenciamento, assim como soluções colaborativas ajudam a manter todos conectados. Icewarp, Office 365, G-Suíte são exemplos de aplicativos de colaboração. 

E visto que as pessoas não se tornam grandes líderes da noite para o dia, gestores podem tomar parte de treinamentos para desenvolver suas habilidades de liderança e, assim, fazer com que suas equipes deem o melhor de si em suas funções.

É necessário que os gestores definam um propósito claro para as reuniões, para que todos saibam o motivo de estarem ali e no que suas atenções devem estar focadas. Além disso, é necessário estruturar uma pauta e uma agenda (e se manter fiel a elas) com transparência, para que seja possível encorajar as pessoas a dar contribuições honestas às discussões. No mais, é preciso aplicar ainda um plano de ação, de modo que as resoluções não fiquem somente no papel.

No entanto, sabemos que serão precisos ajustes de acordo com a evolução das necessidades de cada organização. Todavia, na medida em que nos mantivermos atentos e receptivos a feedbacks e entendermos que todos querem o melhor para a empresa, seremos capazes de nos adaptar.     

Espero ter contribuído com o artigo. Até a próxima resenha!               

Acesse na íntegra a Medida Provisória 1108/2022 (MPV 1108/2022).   

Acesse na íntegra a Norma Regulamentadora nº17 (NR 17).