Segundo pesquisa realizada pelo ISMA-BR (Associação Internacional de Gerenciamento de Estresse Brasil), o Brasil está entre os países de maior estresse do mundo: 70% da população já apresentou ou possui sintomas de estresse. Entre as causas, adivinhem só, está a escassez de tempo.

Se você não quer fazer parte dessa estatística e desejaaumentar a sua  produtividade em casa, no trabalho, nos projetos ou nos estudos este artigo pode ajudar. Quem nunca se deparou com um dia agitado de trabalho, onde tudo acontece ao mesmo tempo e várias solicitações são feitas e precisam de uma solução rápida? Quando isso ocorre, muitas pessoas logo ficam estressadas, perdem a noção do controle e expressam sua dificuldade sem encontrar a solução.

Na correria diária, nós fazemos planos, organizamos cronogramas, controlamos detalhadamente a agenda com as durações de execução para cada tarefa e podemos até concluir todas elas, mas, no fim do dia, sempre iremos achar que faltou tempo para algo. 

É bastante comum sentirmos que as horas do dia nunca são suficientes. No entanto, você acha que se o dia tivesse 30 horas, daria tempo de fazer tudo o que queremos?  Podemos “chutar” que, ainda assim, desejaríamos ter mais horas. 

A gestão do tempo é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida. Embora seja mais comum haver essa preocupação no trabalho, ela também se aplica muito bem à rotina pessoal. 

Quando você administra melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta seu rendimento. Isso, por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar, o que garante uma proximidade da felicidade plena. 

No ambiente corporativo, os benefícios podem ser sentidos nos resultados da empresa, nas metas alcançadas e no clima organizacional mais leve.

Para entender de fato o que é gestão do tempo, podemos apresentar uma definição simples: é a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.

Na prática, essa ação de adotar a gestão do tempo na nossa vida profissional ou pessoal traz uma série de benefícios, como, por exemplo:

Torna cada pessoa pontual e disciplinada com suas tarefas;

• Começa a gerar resultados efetivos;
• Traz confiança para o dia a dia de trabalho;
• Conseguem alcançar suas metas mais rápido e com consistência;
• Aumenta o nível de produtividade;
• Diminui a carga de estresse e ansiedade.

Acompanhe algumas dicas sobre como gerenciar as suas atividades:

1. 1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar. 

Planeje seu dia com bastante antecedência. Prepare uma lista de tarefas anotando as atividades importantes que precisam ser feitas em um único dia em relação ao tempo que deve ser alocado para cada atividade.

O trabalho de alta prioridade deve estar no topo, seguido daqueles que não têm muita importância no momento. Você pode adotar ainda um pequeno checklist com as regras que planejar, como:

Agrupe tarefas afins;

Reúna todo o material de que vai precisar antes de começar as tarefas;

Evite interrupções;

Programe sua inacessibilidade para aumentar a concentração na atividade;

Conclua as tarefas pendentes uma por uma;

Não comece o novo trabalho antes de ter terminado sua tarefa anterior;

Assinale as alternativas que já concluiu;

Certifique-se de concluir as tarefas dentro do prazo estipulado;

Não adie;

Tenha disciplina.

Dica: Estudos mostram que passar um traço sobre a tarefa concluída ao fazer a gestão de tarefas dá um sentimento de recompensa ao seu cérebro, aumentando sua motivação e produtividade.

2. 2. Defina metas e objetivos

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta. 

Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Imagine navegar sem uma bússola? Os perigos são muitos, como o encalhe do navio ou a falta de direcionamento. Tanto na empresa quanto na vida pessoal não é muito diferente! Sem metas claras, qualquer resultado é bem-vindo e você não saberá  necessariamente o que perseguir para alavancar a sua carreira  e,  na vida pessoal, não saberá como planejar a tão sonhada viagem em família.

Uma das principais características de uma meta inteligente é a sua especificidade, isto é, ela deixa claro o que deve ser feito, como deve ser feito e por quem deve ser feito. Nesse sentido, dá rumo a toda equipe e ajuda na construção de negócios bem-sucedidos.

Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.

“A meta gera tarefas”. Por exemplo: Se a meta é adquirir fluência em inglês, a tarefa é definir a quantidade de horas de estudo semanais, fazer exercícios de fixação, leitura e escuta do idioma, assistir a séries e documentários em inglês, ouvir músicas, definir  a forma que se irá estudar:  sozinho, matricular em alguma escola de idiomas ou com o apoio de um professor particular e, principalmente, em quanto tempo  a meta será atingida, ou seja, a fluência no idioma.

Por isso é importante saber o que você deve fazer na prática para alcançar este objetivo. É importante que haja uma reflexão sobre o quanto as atividades desempenhadas estão alinhadas com as metas pretendidas.

Mas, atenção: as metas precisam ser factíveis. De nada adianta propor desafios inatingíveis, ok?

Você pode usar o conceito SMART para auxiliá-lo na criação das suas metas. 

A ferramenta, cujo acrônimo significa Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), ensina a definir objetivos inteligentes.

3. 3. Prazos

Defina prazos para si mesmo e se esforce para concluir as tarefas antes dos prazos. Não espere que outros façam essa parte. A pessoa que pode definir melhor os prazos para si, é você mesmo.

   Nunca subestime a duração de uma tarefa! 

Tudo aquilo que for colocado na categoria de “qualquer dia” não vai funcionar. Estabeleça uma data: esta linguagem o cérebro entende muito bem e providencia as respostas.

Você pode cronometrar as tarefas mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar. 

Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas. Isso ajudará a pensar no prazo adequado.

De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança.

E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo? 

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”   Peter Drucker                                                  

4. 4. Priorize as tarefas

A dica é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.

Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes. 

Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. Nesse caso, se puder delegar, é ainda melhor.

E, então, deixe para o fim (ou nem faça – vai depender da sua avaliação) as que não são importantes, nem urgentes.

 Aliada ao estabelecimento de prioridades deve existir a etapa do planejamento, em que você lista as ações a serem desenvolvidas para atingir os objetivos propostos.

O que eu estou fazendo que não precisa ser feito? 

O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa? 

O que eu estou fazendo que apenas eu posso fazer? 

O que eu deveria fazer que não estou fazendo?

Por meio de planejamento bem elaborado, a execução das tarefas acontece de forma organizada e orientada para os resultados. 

Uma empresa que consegue atender os clientes dentro dos prazos prometidos consegue manter elevado o seu índice de satisfação junto aos mesmos, o que resulta, também, em sua fidelização, em ganhos diante da concorrência e na conceituação positiva da empresa dentro do mercado.

Você viu que as tarefas urgentes e pouco importantes podem ser delegadas. Mas, na verdade, não são só elas. Você pode atribuir diversas atividades para outras pessoas. Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho. 

Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos subordinados sempre que houver necessidade.

 

• 5. Evite Multitarefas

 

O excesso de informação acontece quando a quantidade de informação que recebemos excede a quantidade que conseguimos processar. 

A mente consciente não é capaz de prestar atenção a muitas coisas de uma vez só, por essa razão, a mente quando muito cheia perde parcela de sua capacidade de julgamento, o que ocasiona as piores tomadas de decisão, faz as pessoas perderem a capacidade de focar. Além de causar grande quantidade de estresse e ansiedade. Por isso, no mundo em que vivemos hoje, aprender a gerenciar as informações que consumimos é algo primordial. 

Muitas pessoas consideram ser multitarefas uma qualidade positiva, mas a verdade não é bem essa. O profissional que tem a capacidade de conhecimento amplo de forma multidisciplinar se destaca no mercado, porém, ele deve ter a capacidade estratégica de delegar tarefas e priorizar a tarefa correta para tomada de decisão de forma assertiva e sem perder o foco.

Quando tentamos realizar várias tarefas de uma vez, não conseguimos nos concentrar totalmente em nenhuma delas. Isso, infelizmente, pode acabar custando a qualidade das tarefas que estão sendo realizadas. 

Atenção! Fazer várias tarefas juntas pode acabar demandando mais tempo. 

Se a sua intenção é aplicar a gestão do tempo para melhorar a eficiência dos    processos, tenha em mente que os resultados não aparecem de uma hora para outra. Evidentemente, assim que as dicas são colocadas em prática, algumas vantagens podem ser notadas. 

Excesso de Informações pode gerar perda de foco.

Se, por um lado, interrupções, reuniões pouco objetivas, comunicação ineficiente, internet, celular, e-mail e telefone utilizados de maneira equivocada e excessiva são considerados “ladrões do tempo”, essa mesma tecnologia também pode ser uma excelente aliada na correta gestão do tempo.

Os aplicativos de agenda instalados nos celulares ou no computador, por exemplo, são ferramentas muito eficazes para organizar os compromissos. 

Ela é gratuita e contribui com o planejamento, já que pode ser acessada em qualquer lugar, diretamente pelo celular. Mas o instrumento não é o único a favor do tempo.

O WhatsApp, por exemplo, é um facilitador da comunicação instantânea. Se, antes, você perdia tempo em ligações ou escrevendo e-mails, agora pode obter uma informação ou esclarecer uma dúvida em tempo real, sendo um ótimo instrumento para resolver pendências.

Mas, para prevenir que os contratempos causem grandes problemas, o truque é sempre deixar uma “gordurinha” no tempo previsto para a realização de uma tarefa.  Já falamos disso anteriormente, mas vale reforçar: em todas as atividades, estipule algumas horas ou minutos a mais. 

Se você seguir todas as dicas que listamos acima, sem dúvida, conseguirá realizar uma boa gestão do tempo. Assim, além de aumentar a sua produtividade, será capaz de equilibrar melhor as questões profissionais e pessoais, e terá mais tempo para se organizar e marcar outros compromissos.

No entanto, as conquistas maiores levam tempo para aparecer. Por isso, transforme as técnicas em regra. Não as siga apenas por um período.  Aplique os procedimentos constantemente em suas atividades. Isso, certamente, terá um grande impacto na sua qualidade de vida.

Até a próxima resenha!

Tenha tempo para: família, trabalho, atividade física, alimentação saudável, repouso, espiritualidade, recuperar as energias, cuidados pessoais, amigos, lazer, desafios pessoais e planejar o seu futuro.